10 pasos para gestionar con éxito el cambio en tu empresa

En tu vida profesional, tanto si ocupas un puesto de Dirección como de Mando intermedio, en ocasiones te vas a encontrar con el reto de desarrollar un plan estratégico que implique hacer modificaciones que afecten a varias áreas o niveles de la estructura de la empresa para la que trabajas.

Diseñar y poner en marcha esos cambios no te resultará fácil, por eso te ayudo con algunas pautas:

1. Consigue datos para tener una idea más precisa de las mejoras que necesitas implementar. Analizar los KPIs más importantes, será de gran ayuda en esta primera fase del proceso.

Algunos indicadores que te ayudarán a saber qué es mejorable son:

– Una alta rotación de personal puede indicar que los procesos no son eficaces, pobres relaciones interpersonales dentro del equipo de trabajo, un alto grado de descontento con los mandos intermedios, condiciones laborables que no son óptimas, poca formación o falta de promoción interna, entre otros. Las encuestas de clima laboral son de gran ayuda para sacar una conclusión más acertada.

– Un número elevado de quejas de los clientes es un indicador de que la empresa no está orientada al cliente, es inflexible ante sus peticiones o no se adapta a sus necesidades.

– Un alto tiempo de espera de los clientes en recibir el producto o servicio puede indicar que es necesario optimizar procesos o falta de coordinación interna entre los diferentes departamentos.

– Una demanda muy dispar entre los productos o servicios disponibles, puede darte pistas cobre cuál es tu Core Business y te permitirá centrarte en aquellos que más valor aportan a la empresa.

2. Saca las principales conclusiones del análisis previo y prepara una matriz DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) y CAME (Corregir, Afrontar, Mantener y Explorar).

Ten en cuenta que las Debilidades (Corregir) y Fortalezas (Mantener), se refieren a aspectos internos de la empresa; mientras que las Amenazas (Afrontar) y Oportunidades (Explorar) tocan el ámbito externo. Este paso es muy importante ya que es la base que sustenta los siguientes movimientos.

3. Define los objetivos. ¿Qué quieres conseguir? ¿Cuál es la finalidad del plan que estás desarrollando? Recuerda:

– Estos propósitos que estás definiendo tienen que ser medibles para poder corroborar posteriormente si se han conseguido.

– Deben ser alcanzables, de lo contrario esas metas no serán un reto y los implicados no se esforzarán por conseguirlas.

– Deben estar acotados en el tiempo. Habrá cambios que quieras implementar a corto plazo, a medio o a largo plazo. En cualquier caso, asegúrate de marcar una fecha concreta.

4. Decide la estrategia. ¿Cuál es el camino? ¿De qué manera quieres conseguir lo que te propones?

Para cumplir un mismo objetivo, pueden valer distintas estrategias. Elige la más adecuada y siempre siguiendo las directrices corporativas de la compañía.

5. Planifica las acciones. ¿Qué haremos? Son los pequeños pasos que harán que se consigan los objetivos. Ten en cuenta que:

– Debes tener un presupuesto concreto y disponible para ti. Si no lo tienes, corres el riesgo de hacer un plan muy bonito que no podrás bajar al terreno y, por tanto, no servirá para nada.

– La estructura también debe ir acorde al plan. Si prevés que vas a necesitar 10 personas, debes indicarlo igualmente ya que, no podrás ejecutar el plan sin el equipo adecuado.

6. Sé coherente con el plan y firme en tus decisiones. No te desvíes del camino:

– Observa detenidamente el comportamiento de compañeros y superiores porque encontrarás algunas personas conformistas que odian los cambios. Debes anticiparte y aprender a manejar a los detractores porque, de lo contrario, te harán la vida más difícil.

– Busca aliados que apoyen el cambio para fomentar el espíritu emprendedor dentro de la empresa.

7. Define el equipo responsable del cambio. Es fundamental:

– Tener luz verde del CEO o de la Dirección General, así como su apoyo y participación en todas las fases del proceso. Si esto no ocurre, estarás intentando cambiar algo sin el respaldo necesario para llevarlo a cabo y, finalmente, no lo conseguirás. Los cambios sólo suceden desde arriba, es decir, con la Alta Dirección a la cabeza del movimiento.

– Repartir roles y tareas en función de las acciones planificadas.

8. Comunica las nuevas políticas y acciones que tienes intención de implementar. Toda la organización debe estar al tanto, así estarán más comprometidos en conseguir las metas.

9. Puesta en marcha. Ha llegado la hora de ejecutar el plan poniendo a trabajar a todas las partes implicadas. La formación y coordinación entre los diferentes departamentos es clave para el éxito.

10. Mide los resultados. Esta última fase es esencial. Si no compruebas lo ejecutado, no sabrás si se han alcanzado tus propósitos. Debes hacerlo:

– Periódicamente para subsanar posibles desviaciones.

– Al finalizar el tiempo marcado para conseguir los objetivos.

Siguiendo todos estos pasos junto con tu experiencia, pasión y liderazgo, tendrás más garantías de éxito en la implantación del cambio. 

Y recuerda... ¡no estás solo! Puedes necesitar ayuda externa además de los colaboradores que precises dentro de la compañía.

En muchas ocasiones te será muy útil la visión que pueda tener alguien de fuera porque no estará contaminado con los miedos, vicios o intereses que suelen existir a nivel interno y que, en cierto modo, frenan o ralentizan cualquier movimiento de cambio.

Ya tienes todo lo que necesitas saber para gestionar el cambio con éxito.

¡A por ello!