10 pasos para delegar y repartir tareas de forma efectiva

Lo has logrado. Hace 6 meses que te han ascendido y tu rol dentro de la empresa ha cambiado por completo. Antes estabas acostumbrado a realizar tú mismo las tareas rutinarias del departamento, pero has pasado de ser la mano ejecutora a ser la cabeza que marca la estrategia y la organización del departamento.

Sin embargo, sigues anclado a tus tareas de antes y no sabes cómo soltarlas. Te sientes agobiado y no das abasto. Es como si ahora tuvieses el doble de trabajo: el que te da el puesto de responsabilidad y el de la realización de las tareas más operativas.

Por tanto, conseguir que tu equipo aprenda a ejecutar esas tareas, es una inversión a largo plazo. Y es que, delegar y repartir tareas es la mejor forma de que tu equipo se desarrolle, aumente la productividad de tu departamento e incluso te ayudará a descargarte de trabajo y estrés.

Debes aplicar los siguientes pasos (inspirado en un curso de LinkedIn Learning impartido por Britt Andreatta):

1- ¿Cuál es tu carga de trabajo? Anota en qué empleas tu tiempo de trabajo. No olvides incluir el tiempo dedicado a proyectos, tareas, reuniones, envío de emails y tareas intelectuales, como reflexión, análisis y diseño de estrategias.

Se incluyen noches y fines de semana para que agregues todo el tiempo que le dedicas al trabajo, no sólo las horas que estás físicamente en la oficina.

2- Visión de futuro. Usa una tabla para anotar comentarios sobre proyectos, tareas y otros trabajos futuros en los próximos meses.

No olvides anotar todo aquello que podría afectar a tu trabajo, como vacaciones o reducciones de personal.

3- Análisis de tareas. Primero haz una lista general de las tareas asociadas a tu puesto, incluyendo los trabajos en los próximos 12 meses.

Después, puntúa 3 factores principales con una de estas notas: bajo, medio o alto e indica el nivel de habilidad necesario, cuánto tiempo conlleva y su importancia para las metas de la empresa.

4- Lista de posibles tareas a delegar. Basándote en este análisis, crea una lista de tareas que podrías delegar. Las mejores candidatas son tareas que precisan de un nivel de habilidad bajo o que conllevan mucho tiempo.

Intenta identificar si las tareas que has marcado como “de poca relevancia para la empresa” podrían eliminarse completamente.

5- Crea un documento de reparto de tareas. Debes incluir prioridades, metas e hitos que se tienen que conseguir. También designa a la persona encargada para realizarla y su sustituto.

Todos tenemos fortalezas. Observa los puntos fuertes de cada uno de los integrantes de tu equipo y haz el reparto de tal manera que consigas potenciarlas.

6- Define el grado de autonomía y autoridad. Determina si el encargado de la tarea puede decidir cómo hacerla y si tiene autoridad suficiente para ejecutarla y tomar la decisión final. El grado de importancia de esa tarea concreta, te dará la respuesta.

No obstante, ten presente que puede haber diferentes formas de llegar a la misma meta, por eso, en muchas ocasiones, es importante dejar espacio a tu equipo para que llegue al resultado trabajando a su manera.

7- Comunicación. Haz una reunión grupal previa para explicarles las bondades del cambio, por qué necesitas delegar, cómo tienes pensado repartir las tareas y el porqué…

8- ¿Qué esperas de esa persona? No sólo se trata de repartir las funciones y tareas de cada persona. Aprovecha esa reunión grupal para transmitir qué esperas de ellos.

Si quieres que participen abiertamente en las reuniones o den su punto de vista sobre aquello que se puede mejorar o tienes unas expectativas muy concretas para cada uno de ellos, díselo.

No esperes a que se comporten de una manera o de otra. Al contrario, déjalo claro desde el principio.

9- Momento de entrega del informe con el reparto de tareas. Ahora la reunión debe ser individual. Es una gran oportunidad para empatizar con cada miembro de tu equipo con el objetivo de saber cómo les ha sentado la noticia y cómo han interiorizado el cambio.

La formación, capacitación y entrenamiento también deben estar presentes en este paso.

10- Muestrales tu ayuda. Hay dos formas de hacerlo:

- Actuando como guía: la persona te pregunta y tú le dices lo que tiene que hacer.

- Aplicando técnicas de coaching: hacerle preguntas sobre situaciones pasadas a las que ya se ha enfrentado para que la persona reflexione sobre el problema y encuentre él mismo la solución.

La segunda opción es la acertada porque desaparece la micro gestión y el control. Y es que, estar constantemente pendiente de lo que hacen las personas a tu cargo, explicando sobre la marcha las pautas de trabajo, observándoles para reprocharles qué han hecho mal o incluso haciendo tú mismo algunas de esas tareas… no te llevará a ningún sitio.

Es un cambio difícil. De hecho, la tendencia natural es no abandonar tu antiguo rol y seguir desempeñando tú mismo esas tareas más operativas. Pero esto es muy perjudicial porque estarás desaprovechando el potencial de tu equipo, su capacidad de esfuerzo y trabajo y, por tanto, el rendimiento del departamento será más que mejorable.

Así que, mejor analiza primero la situación, organiza después y, por último, mide los resultados. ¡Ya verás cómo te sorprenden!

Y es que, delegar y repartir tareas... no es difícil si sigues todos estos pasos.