10 consejos para dar un buen feedback

A lo largo de toda nuestra vida laboral se nos van a presentar muchas ocasiones en las que tendremos que hacer alguna observación a un compañero, un cliente, un intermediario o un miembro de nuestro equipo.

Los comentarios positivos son más fáciles de hacer porque cuentan con una buena aceptación por la otra parte, así que son muy bien recibidos y valorados.

Pero, evidentemente, ese comentario no siempre va a ser positivo. Y cuando esto ocurre, debemos buscar la mejor forma de hacerlo para no herir sensibilidades, para que el mensaje llegue exactamente tal y cómo queremos o para asegurarnos de que va a provocar la acción que realmente esperamos sobre la otra persona.

Para conseguirlo, te dejamos algunos consejos que debes tener en cuenta:

1.- Cada persona es un mundo. 

Debes conocer en profundidad cómo es el receptor del mensaje para adaptar tu estilo de comunicación. Puedes hacer una matriz de colores donde cada color tiene unas características concretas que se identifican con unos rasgos de personalidad específicos.

• Así, por ejemplo, una persona de color azul (es rigurosa, precisa y competitiva, entre otros) interioriza mejor el mensaje si se le proporcionan datos específicos que respalden tu observación. Le gustará que seas directo y vayas al grano en tu explicación.

• Una persona de color verde (es metódico y organizado, por ejemplo) prefiere tener un orden del día de su próxima reunión para poder planificarse con antelación. Quiere tenerlo por escrito y estructurado, por tanto, preferirá un comentario sentado en tu despacho que un comentario rápido en el pasillo de la oficina.

• Asimismo, una persona de color rojo (cercano, amistoso, comprensivo…) recibirá mejor el mensaje si es con cariño. Ayudarán frases del tipo “este comentario es para ayudarte a mejorar” o también “no es nada personal, es un tema técnico de esta tarea específica”.

• Por último, una persona de color amarillo (imaginativo, innovador, flexible…) quiere participar en el proceso de feedback. Déjale contribuir con sus propias ideas y pregúntale qué le parece tu punto de vista.

Por el contrario, odiarán cualquier otra forma de llevar la conversación. Por eso es necesario conocer en profundidad a la otra persona, así interiorizará bien el mensaje.

2.- El estado de ánimo importa. 

Quizá hoy no es el mejor momento para dar feedback a esa persona porque está pasando por un bache personal puntual, no ha dormido bien o tiene otras preocupaciones.

Lo que está claro es que hay días en los que estamos más receptivos a nivel personal o de mejor humor, así que será clave identificar ese momento perfecto a nivel personal.

3.- Busca el mejor momento profesional.

Si las noticias son negativas, no le des feedback antes de un evento, reunión estratégica o acontecimiento importante para la empresa.

Hay días y momentos más oportunos que otros, asegúrate de elegirlo bien.

4.- Planificar es de sabios.

Debes saber qué quieres transmitir, ya sea una reunión formal o una charla rápida que harás al momento.

Planificarlo es clave en cualquier caso para captar mejor la atención de la otra persona. Dejarlo en manos de la improvisación desencadenará un feedback con pocas probabilidades de éxito.

5.- Céntrate en los hechos. 

Ser lo más objetivo posible es una cualidad que no tiene todo el mundo, ya que en ocasiones las diferentes opiniones de terceras partes pueden influir negativamente.

6.- Huye de fórmulas estándar. 

Adapta tu mensaje a cada situación, porque lo que funcionó una vez con esa persona, puede que ahora no lo haga.

7.- Sé empático. 

Quizá puedas buscar una frase inicial que rompa el hielo. El último partido de futbol de la temporada, tu ocio del fin de semana o algún punto de la última reunión en el que ambos estabais de acuerdo.

Y ponerte en sus zapatos frente a alguna situación que hayáis tratado recientemente, hará que te perciba como alguien más afín.

8.- Sé sincero y campechano.

Los mensajes destructivos, con mala fe, para fastidiar, con malas formas o con segundas intenciones están muy mal vistos y, sobre todo, no consiguen calar en la otra persona.

Además, los más críticos no volverán a confiar en ti y no te escucharán en el futuro. Por eso, adoptar una postura cordial y que invite al diálogo es la mejor estrategia a largo plazo.

9.- No recurrir a la técnica del sándwich (positivo-negativo-positivo).

Esta forma de proceder tiende a intercalar mensajes inconexos con el único objetivo de enmascarar el lado negativo del comentario.

10.- Sé constructivo. 

Lo ideal sería construir un comentario que acompañe una situación concreta primero recalcando lo que ha hecho bien la otra persona, seguido de lo que has echado de menos y finalizando con algunas ideas que le podrían ayudar a mejorar.

Por ejemplo:

Dar un buen feedback es esencial en cualquier relación profesional y debe ser visto como algo positivo, incluso cuando el comentario es negativo o discordante ya que nos sirve para mejorar y debe ser valorado como una herramienta de aprendizaje continuo.

No olvides que todos perseguimos los mismos resultados dentro de la organización, pero debemos tener en cuenta los distintos enfoques, sentimientos o interpretaciones de las personas que reciben nuestras observaciones.

Ya tienes mis 10 consejos para dar un buen feedback, ¿nos regalas alguno más?