10 claves para integrar al nuevo trabajador en la empresa

Cuando llega un nuevo colaborador, tienes la oportunidad de hacer que ese primer día sea perfecto y su estancia en la empresa sea inolvidable, dure el tiempo que dure. Así consigues que esté contento, aumente su productividad y, más a largo plazo, se convierta en un fan de la empresa, incluso después de haber finalizado su relación laboral. Por tanto, es una oportunidad para que se convierta en tu cliente y te recomiende.

Entonces, ¿por qué dejamos escapar esta oportunidad de venta?

A priori parece fácil hacer que el nuevo trabajador se sienta a gusto, pero muchas veces nos dejamos llevar por la inercia del día a día del negocio y no prestamos suficiente atención a este detalle. Y otras veces, no tenemos los conocimientos necesarios para ejecutar este proceso correctamente o no le damos la importancia que se merece.

Por eso, quiero darte una guía que te resultará útil, tanto para darle la bienvenida el primer día, como para hacer que su estancia en la empresa sea lo más agradable posible:

1- Diseña un plan de acogida con el objetivo de agilizar su integración.

La incorporación a una empresa nueva siempre resulta difícil. Hay mucha información que asimilar, surge el miedo a lo desconocido y el trabajador se siente como un estorbo. Así que, debes planificar cómo van a ser sus primeros pasos:

a. Especifica quién es la persona encargada de su formación y fechas para llevarla a cabo.

b. Delimita sus funciones sin profundizar mucho. No queremos que el primer día resulte abrumador ni que sea una sobrecarga de información.

c. Reserva un tiempo para que vea cómo se trabaja en cada departamento y se lleve una idea del funcionamiento general y cotidiano de la empresa.

2- Crea el espacio de trabajo adecuado.

Ahora están muy de moda los espacios diáfanos, pero también hay muchas empresas ubicadas en oficinas con habitaciones y despachos individuales. Sea cual sea la distribución de las instalaciones, es importante salvaguardar la privacidad del empleado para que pueda concentrarse mejor en su trabajo y evitar las distracciones.

3- Presta especial atención a los potenciadores de la confianza.

A nadie le gusta empezar a trabajar y encontrarse su mesa rota, un cuaderno usado y la silla coja. Son pequeños detalles que transmiten una profunda y absoluta dejadez. El empleado puede pensar: Si me encuentro esto el primer día, ¿qué más me voy a encontrar durante mi estancia en esta empresa?

Y ocurre lo mismo con los equipos, ya que trabajar con ordenadores cuyos procesadores están rotos o Excel 2003, es una señal clara de que la empresa está totalmente desactualizada. Por no mencionar el coste de productividad que implica.

4- Presentación oficial del nuevo trabajador.

Evidentemente, debes comunicar la entrada de un nuevo integrante en el equipo, con dos objetivos:

a. Es la mejor forma para ayudar al nuevo trabajador a familiarizarse con su nuevo entorno de trabajo.

b. Poner en antecedentes a sus compañeros. Qué ha hecho antes, de dónde viene, en qué otras empresas ha trabajado… Explicar su background es especialmente importante en el caso de un empleado con experiencia. Así, sus compañeros le verán desde el principio como una persona competente a la que poder preguntar dudas (aunque sea “el nuevo”) y mejorará su fase de adaptación.

5- Formación y entrenamiento.

Es el momento de enseñarle en profundidad todas sus tareas, mencionar personas implicadas, departamentos transversales con los que deberá coordinarse… Y en definitiva todo lo relacionado con su futuro trabajo.

Primero como observador y después participando él mismo, ya que, la mejor manera de aprender algo, es haciéndolo.

6- Entrégale la documentación con toda la información.

Instrucciones de trabajo para realizar correctamente las tareas, políticas de la empresa, procesos, procedimientos… Dar todo por escrito tiene grandes ventajas:

a. Facilita su aprendizaje inicial y permite poder ojear la información también en el futuro.

b. Otorgarás coherencia y orden a sus tareas diarias con el objetivo de alinear su trabajo con el del resto de sus compañeros.

c. Siempre que se entrega documentación por escrito, ésta se interioriza con mayor relevancia para acatarla y realizarla de la mejor manera posible.

7- No te olvides de transmitirle la cultura empresarial.

La misión, visión y valores de la compañía son fundamentales para marcar el contexto general en el que se desenvuelve la compañía.

8- Dale todas las herramientas que necesita para trabajar.

El trabajador estará menos contento si tiene que llevar su portátil personal para trabajar o su coche en lugar de usar un coche de empresa (por ejemplo, en el caso de comerciales, ya que el coche es un material necesario para realizar su trabajo).

9- Aclara qué esperas de él.

Todo trabajador tiene un papel dentro de la empresa y ya hemos delimitado sus tareas anteriormente y le hemos formado para que las ejecute de la mejor manera posible.

Pero lo que no solemos hacer es comentarle abiertamente, por ejemplo, que queremos que participe en las reuniones, que aporte soluciones, que tenga iniciativa, que sea sincero si detecta áreas de mejora…

Son conductas que muchas veces damos por sentadas sin que el trabajador lo sepa. Y dejarlo claro desde el principio, le otorgará mayor certeza a la hora de desempeñar su trabajo.

10- Márcale su camino y déjale espacio.

Ya está listo para trabajar. Recuerda que, si se trata de un trabajador con experiencia, no será necesario llevarle de la mano, al contrario, será autosuficiente casi desde el principio.

Todo esto te servirá para crear una primera impresión positiva y para que el nuevo colaborar aprenda todo lo necesario para hacer bien su trabajo. Y es funcional tanto para grandes corporaciones como para pymes.

Pero no olvides que lo más importante es mantener una actitud de respeto y confianza que garantizará una relación fructífera y duradera.

Sin duda, es todo un reto integrar al nuevo trabajador en el empresa.

¡Espero haberte ayudado a ponerlo en práctica!